Fristen bei der Nebenkostenabrechnung im Detail

Die 12-Monats-Frist für die Abrechnung

Vermieter müssen Ihnen die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Abrechnungszeitraum, der zum 31. Dezember endet, muss die Abrechnung also spätestens am 31. Dezember des Folgejahres bei Ihnen ankommen – nicht nur abgeschickt, sondern tatsächlich zugegangen sein.

Versäumt der Vermieter diese Frist, sind Nachforderungen in aller Regel ausgeschlossen. Ein Guthaben zu Ihren Gunsten muss er trotzdem auszahlen – die Frist schützt nur Sie als Mieterin oder Mieter vor verspäteten Nachforderungen, nicht den Vermieter vor der Auszahlung eines Guthabens.

Ausnahme: Verspätung ohne Verschulden des Vermieters

Von der Ausschlussfrist gibt es eine schmale Ausnahme: Hat der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten, kann er trotzdem noch nachfordern. Das kommt in der Praxis selten vor – ein klassisches Beispiel ist eine verspätete Grundsteuermessung durch die Kommune, auf die der Vermieter keinen Einfluss hatte. Bloße Arbeitsüberlastung der Hausverwaltung reicht dafür ausdrücklich nicht aus.

Die Einwendungsfrist: Ihre 12 Monate zum Widersprechen

Auch Sie als Mieterin oder Mieter haben eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung müssen Sie innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang schriftlich erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Danach sind spätere Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen – auch wenn sich später herausstellt, dass eine Position tatsächlich falsch war.

Auch hier gibt es eine Ausnahme, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben – etwa weil Ihnen der Vermieter die Belegeinsicht verweigert hat und Sie die Abrechnung deshalb nicht rechtzeitig prüfen konnten. Dokumentieren Sie ein solches Verweigern schriftlich, damit Sie es später belegen können.

Zahlungsfrist für die Nachzahlung

Eine Nachzahlung wird erst fällig, wenn Ihnen eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist – vorher müssen Sie nicht zahlen. Ab Zugang gilt in der Praxis meist eine Frist von rund 30 Tagen, sofern Ihr Mietvertrag nichts anderes regelt. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob die Abrechnung überhaupt formell korrekt und inhaltlich nachvollziehbar ist, bevor Sie zahlen.

Wie lange bleibt ein Guthaben oder eine Forderung bestehen?

Für Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung gilt die reguläre Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie davon Kenntnis hatten oder hätten haben müssen. Ein Guthaben, das der Vermieter Ihnen schuldet, verjährt also nicht sofort, sollte aber nicht auf die lange Bank geschoben werden.