Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Rentavo UG (haftungsbeschränkt)
Johannisstraße 29
26121 Oldenburg
E-Mail: service@betriebskosten-pruefer.de

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird über Vercel gehostet, mit Projekt-Region Frankfurt, Deutschland (Vercel-Region fra1). Statische Inhalte können dabei zusätzlich über ein Content-Delivery-Network ausgeliefert werden, das Kopien technisch näher an Besucherinnen und Besuchern weltweit vorhält. Beim Aufruf der Website werden automatisch technische Zugriffsdaten erhoben (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, verwendeter Browser), die temporär in Server-Logfiles gespeichert werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website). Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (Vercels Standard-DPA, automatischer Bestandteil der Vercel-AGB).

3. Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung

Ihre hochgeladene Datei wird verschlüsselt übertragen und ausschließlich zum Zweck der Prüfung verarbeitet. Sie enthält in der Regel personenbezogene Daten – etwa Ihren Namen, Ihre Wohnanschrift, Wohnfläche, Verbrauchswerte und Zahlbeträge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des von Ihnen angeforderten Prüfvorgangs bzw. Erfüllung des Kaufvertrags).

Enthält eine hochgeladene PDF-Datei bereits echten Text, lesen wir diesen auf unseren eigenen Servern aus. Die rechnerische Prüfung selbst (Fristen, Umlageschlüssel, Summen, Vergleichswerte) läuft vollständig auf unseren Servern ab, ohne Beteiligung Dritter.

Einsatz künstlicher Intelligenz. Zusätzlich setzen wir Sprachmodelle des Anbieters Mistral AI (Mistral AI SAS, Frankreich (EU)) für drei Aufgaben ein:

• Texterkennung (OCR) bei eingescannten Dokumenten und Fotos ohne lesbaren Textlayer.
• Datenauslesung – das Erkennen von Abrechnungszeitraum, Wohnfläche, Kostenpositionen und Beträgen im Dokumenttext.
• Ergänzende inhaltliche Bewertung einzelner Prüfbereiche, in denen eine reine Rechenregel nicht ausreicht (z. B. Einordnung von Positionsbezeichnungen). Die Ergebnisse werden mehrfach gegengeprüft und ergänzen die regelbasierte Prüfung, ersetzen sie aber nicht.

Dafür wird der Inhalt Ihres Dokuments – bei Scans und Fotos die Datei selbst – an Mistral AI übermittelt und dort ausschließlich zur Beantwortung der jeweiligen Anfrage verarbeitet. Eine Nutzung Ihrer Daten zum Training von KI-Modellen findet nach Angaben des Anbieters für Geschäftskunden nicht statt. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt: Das Prüfergebnis ist eine unverbindliche Einschätzung, über deren Verwendung allein Sie entscheiden.

4. Serverseitige Zwischenspeicherung des Prüfergebnisses

Das Ergebnis Ihrer Prüfung – einschließlich der ausgelesenen Abrechnungsdaten und der einzelnen Kostenpositionen – wird serverseitig in einer Datenbank des Anbieters Upstash (Upstash, Inc., Serverstandort EU (Frankfurt)) zwischengespeichert. Das ist technisch notwendig, weil der vollständige Bericht bis zur Zahlung bewusst nicht an Ihren Browser ausgeliefert wird und nach dem Kauf dem Zahlungsvorgang zugeordnet werden muss.

Die Speicherung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne Kauf wird der Eintrag automatisch nach 24 Stunden gelöscht. Nach einem Kauf verlängert sich die Frist auf 30 Tage, damit wir Ihnen den bezahlten Bericht auch dann noch bereitstellen können, wenn die E-Mail Sie zunächst nicht erreicht hat. Danach wird er automatisch und ersatzlos gelöscht.

5. Kontaktaufnahme

Das Kontaktformular öffnet Ihr eigenes E-Mail-Programm mit einer vorausgefüllten Nachricht an service@betriebskosten-pruefer.de (mailto-Link). Ihre Angaben werden dabei nicht an unseren Server übertragen, sondern verlassen erst mit dem Versand Ihre eigene E-Mail-Anwendung. Die anschließende Verarbeitung Ihrer Nachricht erfolgt zur Beantwortung Ihrer Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.

6. Zahlungsabwicklung

Für den Kauf des vollständigen Prüfberichts nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, bzw. Stripe, Inc., USA). Beim Bezahlvorgang übermitteln wir die zur Zahlungsabwicklung nötigen Daten (u. a. Betrag, Zahlungsart, ggf. Ihre E-Mail-Adresse) an Stripe; die eigentlichen Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummer) geben Sie direkt bei Stripe ein und erreichen unsere Server nicht. Stripe erstellt zu Ihrem Kauf außerdem eine Rechnung und bewahrt diese als Beleg auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Kaufvertrags), für die Aufbewahrung der Belege Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten). Mit Stripe besteht ein Auftragsverarbeitungs- bzw. Verantwortlichkeitsvertrag nach Art. 28 bzw. 26 DSGVO (Stripe Data Processing Agreement). Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

7. Bestellbestätigung, Rechnung und Versand des Prüfberichts

Nach erfolgreichem Kauf senden wir Ihnen eine Bestellbestätigung, den vollständigen Prüfbericht als PDF sowie Ihre Rechnung an die bei der Zahlung angegebene E-Mail-Adresse. Der Versand erfolgt über ein eigenes, bei einem deutschen Provider gehostetes E-Mail-Postfach (SMTP) – dabei werden keine Daten an zusätzliche externe Analyse- oder Marketing-Dienste weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Kaufvertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsstellung.

8. Cookies und Analyse-Tools

Diese Website setzt aktuell keine Analyse- oder Marketing-Cookies und keine Web-Analytics-Dienste ein. Sollte sich das ändern, informieren wir an dieser Stelle vorab und holen, soweit gesetzlich erforderlich, Ihre Einwilligung ein.

9. Empfänger Ihrer Daten im Überblick

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben:

• Hochgeladene Datei: Sie wird nur für die Dauer der Prüfung im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert.
• Prüfergebnis ohne Kauf: 24 Stunden, danach automatische Löschung.
• Prüfergebnis nach Kauf: 30 Tage, damit der bezahlte Bericht nachlieferbar bleibt.
• Rechnungs- und Zahlungsdaten: zehn Jahre gemäß den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB), gespeichert bei unserem Zahlungsdienstleister.
• Server-Logfiles: kurzfristig zur Wahrung der technischen Sicherheit.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Kontaktadresse. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

12. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, sobald sich die tatsächliche Datenverarbeitung ändert. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs aktuelle Fassung.