Umlageschlüssel bei der Nebenkostenabrechnung erklärt
Der Umlageschlüssel entscheidet, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden – und ist eine der häufigsten Streitfragen bei Nebenkostenabrechnungen.
Der gesetzliche Regelfall: Wohnfläche
Steht im Mietvertrag nichts anderes, gilt automatisch die Wohnfläche als Umlageschlüssel (§ 556a Abs. 1 BGB): Die Gesamtkosten werden durch die gesamte umlagefähige Fläche des Gebäudes geteilt und mit der Fläche Ihrer Wohnung multipliziert. Das ist der mit Abstand häufigste Verteilungsschlüssel.
Weitere zulässige Schlüssel
Mietvertrag oder Gesetz können andere Schlüssel vorsehen:
- Personenzahl – üblich bei Kosten, die stärker vom individuellen Verbrauch abhängen, etwa Wasser/Abwasser oder Müllabfuhr.
- Verbrauch – bei Heizung und Warmwasser sogar zwingend vorgeschrieben (siehe unten), bei Wasser möglich, wenn Zähler vorhanden sind.
- Miteigentumsanteile – vor allem bei vermieteten Eigentumswohnungen, orientiert an der Teilungserklärung.
- Anzahl der Wohneinheiten – seltener, etwa bei Kosten, die pro Einheit anfallen und nicht von der Fläche abhängen.
Heizung und Warmwasser: Verbrauch ist Pflicht
Bei Heizkosten gibt es keine freie Wahl: Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens 50 % und höchstens 70 % nach erfasstem Verbrauch abgerechnet werden müssen, sofern Erfassungsgeräte vorhanden sind. Der Rest wird nach Fläche verteilt. Mehr dazu im Ratgeber zu Heizkosten.
Darf der Vermieter den Schlüssel nachträglich ändern?
Ja, aber nur für die Zukunft und nur mit einer Erklärung in Textform vor Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums (§ 556a Abs. 2 BGB). Die Änderung muss außerdem sachlich gerechtfertigt sein – etwa weil nachträglich Wasserzähler eingebaut wurden und deshalb verbrauchsabhängig statt nach Fläche abgerechnet werden kann. Eine rückwirkende Änderung für bereits abgelaufene Zeiträume ist nicht zulässig.
Woran Sie einen falschen Umlageschlüssel erkennen
Prüfen Sie bei jeder Position, welcher Schlüssel angewendet wurde, und vergleichen Sie ihn mit dem, was Mietvertrag und Gesetz vorsehen. Ein häufiger Fehler: Bei gemischt genutzten Gebäuden (Wohnen und Gewerbe) werden Kosten manchmal nicht vorab um den gewerblichen Anteil bereinigt, bevor sie auf die Wohnparteien verteilt werden – das führt zu überhöhten Anteilen für Mieterinnen und Mieter.